Términos y condiciones

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I.              Introducción

La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.

Asimismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.

Cyber System y sus filiales y tiendas (Home Shop), cumple la norma de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información: Política de Tratamiento de Datos Personales y garantiza su cumplimiento con todas las personas con las que tiene una relación comercial.

Cyber System, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.

II.             Objetivo

El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que la Compañía realiza algún tipo de Tratamiento.

III.           Alcance

La política es de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de la Empresa y todos sus colaboradores y es responsabilidad de todo el personal observar, respetar, cumplir y hacerla cumplir en el desarrollo de sus funciones.

IV.           Definiciones

Las palabras y términos que se definen seguidamente, cuando ellos se escriban con mayúscula inicial según se hace en sus respectivas definiciones que siguen más adelante, fuere o no necesario conforme a las reglas ortográficas del uso de las mayúsculas, e independientemente del lugar de la Política de Tratamiento de Datos Personales en que se utilicen, o si se emplean en una persona, número, modo, tiempo o variable gramatical, según sea necesario para el adecuado entendimiento de la misma, tendrán los significados que a cada una de dichas palabras o términos se les adscribe a continuación:

• Autorización: significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser i) escrita; ii) verbal o; iii) conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

• Autorizado:  Significa todas las personas que bajo responsabilidad de la Compañía, sus Encargados o aliados comerciales pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.

• Base de Datos: significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Consulta: significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.

• Dato Personal: significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen, pero no se limitan a, datos de identificación, información de contacto y de localización (incluida la geolocalización), datos catalogados como sensibles, información financiera, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional.

• Dato Personal Privado: significa el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

• Dato Personal Público: significa el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

• Dato personal semiprivado: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Dato personal sensible: significa el dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad), entre otros.

• Encargado: significa la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Reclamo: significa la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular del dato: significa la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.

El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

• Transmisión: significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Transferencia: significa el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.

V. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

Conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los datos personales que Cyber System recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

5.1. En relación con la Actividad Comercial propia de la Empresa:

Los datos necesarios para el desarrollo del objeto social descrito en el certificado de existencia y representación legal de la Compañía el cual gira en torno al área de la Tecnología y el Marketing.

5.2. En relación con el funcionamiento de la Empresa:

Los datos que sean necesarios para el funcionamiento administrativo de la Compañía y de todas las sucursales, ya sean físicas o virtuales que tiene la Empresa y que podrá tener a futuro.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES:

6.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Cyber System como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a Cyber System como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

6.3 Ser informado por Cyber System, tanto en sus servicios Web (páginas, tienda Online) del manejo de la información y de los Datos Personales y que se evidencie en un lugar visible y de fácil acceso.

6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

6.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

6.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DATOS SENSIBLES:

Se consideran datos sensibles, los relacionados con  la religión, preferencias sexuales, origen étnico o racial, convicciones políticas, religiosas, datos biométricos, entre otros. El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Cyber System y que considere que no desea suministrarla.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.  En el caso de Tienda Online o páginas de Internet, se publica el presente documento, de fácil acceso y lectura para el titular.

9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• 9.1 Información requerida por Cyber System y que esté relacionada con sus funciones o por orden legal o judicial.

• 9.2 Datos de naturaleza pública.

• 9.3 Casos de urgencia médica o sanitaria.

• 9.4 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• 9.5 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10 ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

Cyber System garantiza la protección de los derechos del titular de los datos personales y en cualquier momento podrá presentar consultas, quejas, reclamos o solicitudes en general con su información, conforme el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

10. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE MPS:

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

12. PUBLICIDAD Y VIGENCIA

La presente política será publicada en la página web de la Compañía www.cybersystem.com.co estará dispuesta en la Intranet y entra en vigencia con la respectiva firma. Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento de bases de datos e información será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas y será de conocimiento público a todos sus clientes y titulares.